Sem qualquer sombra de dúvida, ensinar, avaliar e trocar experiências com os colegas, é um procedimento de grande utilidade. Não se trata apenas de uma atividade interessante. Isso também significa que você é um profissional consciente e dedicado, que deseja ensinar e apreender em um contexto de educação continuada.

Descrever uma técnica, explicar uma rotina, apresentar um protocolo ou discutir um caso clínico, constituem tarefas bastante comuns na nossa atividade. Nós, freqüentemente, precisamos realizar estas atividades, no nosso dia a dia. E, não é raro que nós sejamos solicitados a mostrar técnicas, resultados ou ambos, nas reuniões do nosso serviço. Então, pronto! Lá vem mais uma apresentação.

Logo em seguida, vem uma sensação de que não vamos conseguir demonstrar a necessária confiança. Imaginamos se a platéia irá ou não, aceitar e apreciar a nossa apresentação. Todos nos sentimos um pouco desconfortáveis, diante do importante compromisso de falar em público. Nós desejamos ser bem sucedidos, mas tememos esquecer o que devemos dizer ou tememos falhar em qualquer outra coisa.

A habilidade de fazer uma palestra de um modo profissional é um talento que vamos usar por toda a vida e deve ser educada sempre que possível. Existem algumas regras gerais para preparar e apresentar uma palestra com sucesso. Entretanto, apenas duas regras são importantes: controlar a ansiedade e estar preparado com bastante antecedência. Não existe uma diretriz completa ou absoluta, para delinear o conteúdo e o estilo de uma apresentação. Lembre-se de que falar em publico pode ser uma tarefa difícil. Ensaie várias vezes. E, simplesmente, não se preocupe se você não for perfeito na sua primeira tentativa.

PRIMEIROS PASSOS

Para preparar uma apresentação, nós pesquisamos o assunto, o mais profundamente possível, fazemos longas anotações e preparamos um texto completo, que vai servir de fonte para a informação que pretendemos compartilhar e que vai reforçar os pontos mais críticos que desejamos discutir.

É difícil superestimar a importância de uma preparação cuidadosa. Cinco minutos no pódio, diante de nosso chefe e de nossos colegas, podem representar muito, em direção ao sucesso ou ao insucesso profissional. Para conseguir sucesso, devemos planejar a nossa palestra, para atingir um objetivo bastante preciso. Isso se consegue pela escolha de objetivos simples e concisos.

Depois, vamos considerar a nossa platéia e tentar determinar a melhor forma de alcançar os nossos objetivos, sob o ponto de vista daquelas pessoas. Isso inclui a identificação da sua vontade e das suas expectativas, ao comparecer à nossa apresentação. Vamos, então, dar uma estrutura e um formato definitivos à nossa palestra, de modo a permitir que a platéia acompanhe o nosso raciocínio. A estrutura deve ser simples, direta e deve conduzir a platéia aos pontos críticos da nossa apresentação, sem desvios por atalhos perigosos.

Um conjunto de frases correlacionadas, que no final vão levar à uma conclusão, talvez seja a estrutura mais simples, para uma apresentação oral. Um orador experiente pode utilizar estruturas mais complexas, fluentemente. Contudo, estas estruturas requerem muito mais trabalho para elaborar e preparar. Sem dúvida, qualquer que seja a estrutura escolhida para uma determinada palestra, o resultado final deve ser exatamente o mesmo.

É imperativo que a estrutura de uma apresentação tenha o formato clássico, início-meio-fim, exatamente como um filme ou um romance, apenas com menos histórias paralelas. Uma apresentação deve se limitar aos personagens essenciais; um grande elenco, não apenas é desnecessário mas, na verdade, é prejudicial.

RECURSOS VISUAIS

Os apresentadores modernos, sejam profissionais ou ocasionais, nem tentam fazer uma apresentação, por mais simples que seja, sem o auxilio de recursos visuais. A maioria das pessoas na platéia, espera um reforço visual para qualquer mensagem que seja transmitida. Além disso, um dos principais objetivos de qualquer apresentador experiente é preparar os recursos visuais para serem o mensageiro principal. As suas palavras vão guiar a platéia através os visuais e, em conseqüência, através o tema da apresentação.

Até há pouco tempo atrás, os recursos visuais para uma apresentação eram cartazes e roteiros mimeografados, preparados com uma máquina de escrever elétrica.

O PowerPoint®* e outros programas de apresentação gráfica, nos proporcionaram um grande avanço, em um curto período de tempo. Os recursos de que dispomos hoje, nos permitem criar páginas sofisticadas e repletas de cor, animação, tabelas, gráficos, diversos tipos e tamanhos de letras e planos de fundos ilustrativos ou fotográficos. Um conjunto de slides bem desenhados, pode até mesmo transmitir uma mensagem subliminar, tão eficaz quanto a mensagem principal.

Por diversas razões, o PowerPoint tornou-se o principal programa de apresentações. Nove de cada grupo de dez recursos visuais para apresentações são preparados com este programa. O PowerPoint tem uma interface simples e intuitiva. Também tem a incrível vantagem de ter uma curva de aprendizado próxima de zero. Qualquer pessoa capaz de ligar um computador e abrir um aplicativo, pode usar o PowerPoint para desenhar um magnífico conjunto de slides, para ilustrar uma apresentação. Ou, o que é melhor, é possível transformar uma apresentação oral em uma apresentação visual inesquecível, guiada por umas poucas palavras. Nós não precisamos nos tornar "designers". Basta conhecer a regra dos 6/6: use até seis palavras por linha e até seis linhas por cada slide. Também é uma boa regra, preparar apenas os slides suficientes para ocupar o tempo disponível. Vamos chamar isto de regra dos 80%. Uma palestra de dez minutos deve ser fácil e confortavelmente apresentada com o auxílio de oito slides.

INTERCÂMBIO DE INFORMAÇÕES

Preparar e apresentar uma palestra, habitualmente envolve bastante trabalho. Nós consumimos várias horas pesquisando, escrevendo e revendo o assunto, simplesmente para delinear os pontos importantes que vão constituir a mensagem principal. Só então, preparamos os nossos slides. Em seguida, procuramos verificar se os nossos slides seguem perfeitamente a estrutura e a seqüência da nossa apresentação; mais do que isso, os slides devem, por si só, transmitir a mensagem. A nossa palestra vai constituir um aditivo aos slides e, em circunstancias ideais, deverá guiar a platéia para uma mesma conclusão.

É lamentável que tanto trabalho e tanta informação útil seja compartilhada apenas entre alguns poucos indivíduos ou com uma pequena platéia. Nos dias de hoje, na idade cibernética, a web tornou realidade o sonho do acesso universal à informação. Nessa era da informática pode-se dizer que qualquer audiência com menos de mil indivíduos pode ser considerada uma pequena audiência. Porque razão alguém deveria restringir um conjunto de informações tão bem elaborado a um pequeno grupo de indivíduos, acomodados em uma sala?. Bem, você esta lendo este artigo, então você conhece a imensa audiência que existe, avidamente esperando compartilhar a sua informação na world wilde web. A Internet é o melhor veículo disponível para compartilhar informações. Nossos colegas encontram-se espalhados pelo mundo e a nossa apresentação está à apenas alguns cliques de distancia. Independente de onde eles vivem- seja no Japão, na China, na Austrália ou no prédio ao lado.

A disseminação da pesquisa foi, sem dúvida, um dos objetivos originais da Internet. Hoje, ela é muito usada com este objetivo e esta tendência cresce continuamente. "Websites" e "homepages" tem, freqüentemente, substituído as revistas impressas para difundir informações cientificas em primeira mão.

PUBLICANDO APRESENTAÇÕES NA WEB

Publicar informações na web é uma tarefa fácil, para qualquer um que possua uma conta de acesso a Internet. Todos os provedores de acesso oferecem espaço em disco para seus clientes hospedarem a sua homepage pessoal. É muito simples carregar uma apresentação do PowerPoint e torná-la accessível ao mundo. Não é?. Bem, sim e não!.

O PowerPoint foi produzido para criar slides destinados a ilustrar palestras ao vivo. Os seus arquivos são grandes e a apresentação inteira deve ser baixada para que possa ser visualizada. Se o autor acrescentou um arquivo sonoro ou a narração da apresentação, o arquivo final será tão grande que, baixá-lo e visualizá-lo tornam-se tarefas acima da tolerância de qualquer navegador da Internet. Além disto, o computador deve ter uma cópia do PowerPoint ou pelo menos um PowerPoint viewer instalado, para poder visualizar a apresentação. Um recurso alternativo, seria publicar a apresentação como um arquivo HTML. Infelizmente, neste caso toda a animação, a sincronização e os efeitos especiais que prendem a audiência são simplesmente perdidos. E o pior é que a apresentação continua sendo lenta e dependente da velocidade do tráfego e da conexão à Internet.

Independente da importância do assunto, a maioria das pessoas não conseguirá assistir a estas apresentações jurássicas. Não devemos esquecer que mais de 80% dos freqüentadores da Internet usam uma conexão discada que é lenta e irritante. As conexões via cabo e outras, de alta velocidade, ainda constituem um luxo para a maioria das pessoas.

TECNOLOGIA FLASH

Bem, agora vamos às novidades. Uma singela palavra, representa uma enorme diferença. Talvez seja a palavra mais lida e ouvida na Internet dos dias atuais. Esta palavra mágica é "Flash"® **. Estas cinco letras trouxeram uma grande quantidade de novos recursos à Internet. O Flash é uma tecnologia multimídia que permite combinar texto, imagens, gráficos, áudio, vídeo, animação e efeitos especiais em um único arquivo.

O Flash tem sido utilizado, principalmente, como um aplicativo para desenvolvedores e designers, possibilitando a criação de websites e de apresentações totalmente interativas e de grande impacto. Antes do Flash, criar uma apresentação animada (completa, com áudio) resultava em grandes arquivos PowerPoint que necessitavam de grandes larguras de banda para o download. Em contraste, os arquivos Flash são bem pequenos, o que torna a preocupação com largura de banda, um tema de menor importância.

O Flash foi desenvolvido para ser a melhor tecnologia capaz de trabalhar com imagens e animações via Internet. O Flash é muito estável e repleto de recursos e permite a um designer experiente criar apresentações impressionantes. Na verdade, o Flash representa um novo "standard" para a manipulação de gráficos online. Nada, absolutamente nada, se compara à uma apresentação de Flash. Além das suas magníficas qualidade e definição, outras vantagens inigualáveis são, o pequeno tamanho dos arquivos e a capacidade intrínseca de transmitir continuamente os seus arquivos. A transmissão contínua de um arquivo Flash não requer nenhum programa especial. Ela ocorre naturalmente.

CONVERSÃO POWERPOINT PARA FLASH

Como uma evolução natural da tecnologia, o PowerPoint e o Flash foram associados para facilitar a vida dos apresentadores. Novos programas podem converter uma apresentação do PowerPoint em uma apresentação do Flash, sem necessitar de uma única linha de programação. Tudo o que se necessita é um clique do mouse. Sim, você leu corretamente. Com um único clique do mouse uma apresentação do PowerPoint com animação e narração pode ser convertida em uma apresentação do Flash, por qualquer pessoa. Isto pode parecer mágica. E parece mesmo, pelo menos para nós.

Roboflash ®*** é uma nova palavra no mundo das apresentações. Trata-se de um kit que inclui um conversor PowerPoint (PPT Converter) dentre 7 pequenos programas. A conversão de um arquivo para Flash comprime o arquivo original, de um modo substancial. Um arquivo PowerPoint convertido ao Flash resulta em um arquivo com cerca de 10% do tamanho original. Esse pequeno arquivo carrega muito rapidamente e, mais importante, o arquivo é transmitido e visualizado ao mesmo tempo. A tecnologia "streaming", natural do Flash, faz com que as nossas apresentações comecem logo que um visitante aciona o link. Aqueles dias dos downloads intermináveis não existem mais.

Além disto, o PPT Converter impede que sejam feitas alterações ou modificações nas apresentações convertidas ao formato Flash. E, se você desejar distribuir as suas apresentações em CD, você poderá salvá-las como arquivos autoexecutáveis (.exe), que não apenas protegem o seu trabalho mas, também preservam as animações e transições e podem ser vistos em qualquer computador, sem nenhum requisito especial.

O "Roboflash toolkit" tem algumas outras ferramentas que podem ser muito úteis para quem prepara apresentações freqüentes ou para os "webdesigners" profissionais.

Agora, sinceramente, nós não vemos nenhuma razão para que as nossas apresentações não sejam compartilhadas com a comunidade mundial de perfusão.

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